Ett av de mest grundläggande verktygen inom lean är 5S, som syftar till att skapa och upprätthålla god ordning på arbetsplatsen.

De fem S:en är:

• Sortera – Sortera bort allting som inte behövs för arbetet, t.ex. verktyg och material som inte ska användas, m.m.
• Strukturera – Arrangera det material som ska finnas kvar så att det är lätt att hitta. De saker som används oftast placeras lättåtkomligt där det ska användas. Komplettera eller reparera eventuellt bristfällig utrustning. Märk upp.
• Städa – Håll arbetsplatsen ren och snygg. Om det finns systematiska källor till oordning, identifiera dessa. Skapa enkla lösningar för att städa och hålla rent.
• Standardisera – Förankra med alla som använder arbetsplatsen så att alla tar ansvar för att hålla ordning. Skapa rutiner som underlättar, exempelvis checklistor för dagligt underhåll.
• Skapa vana – Upprätthåll ordningen över tid. Följ upp regler och standarder, exempelvis med signeringslistor eller revisioner.

5S har en mycket stark koppling till grundprinciperna. God ordning på arbetsplatsen är ett sätt att visa respekt för sina arbetskamrater, och minskar även risken för skador t.ex. genom att någon skär sig på ett vasst verktyg som ligger det inte skulle. Risken för kvalitetsavvikelser ökar om verktygen är smutsiga eller dåligt underhållna. Och tid slösas i onödan på att vi måste leta efter rätt verktyg eller att verktyget vi skulle använda visade sig vara trasigt.

En inte helt ovanlig missuppfattning är att om man bara “gör 5S” så är man lean. Riktigt så enkelt är det naturligtvis inte, men 5S är ett av många verktyg som har sin plats i en väl fungerande verksamhet.

Det här är också något som de allra flesta verksamheter har nytta av. Läs t.ex. om hur Vara kommun kunde minska sina förrådsytor och till på köpet jobba mer effektivt med hjälp av 5S.