Lean som vi ser det bygger framför allt på tre grundprinciper:

• Respekt för alla medarbetare – För att en organisation långsiktigt ska kunna utvecklas, måste alla medarbetare bidra med sina idéer om hur arbetet ska kunna förbättras. Det kan bara ske om varje enskild medarbetare känner sig respekterad och sedd.
• Fokus på kvalitet – Kvalitetsbristkostnader tar sig många olika uttryck och är ofta svåra att mäta, allt från behov av större buffertar i produktionen till den missnöjda kunden som inte kommer tillbaka. Därför är det viktigt med rätt kvalitet från början.
• Eliminera slöseri – Det gäller att identifiera vad i organisationens processer som skapar värde för kunden, och vad som inte gör det.

Dessa principer hänger också tätt ihop, som kommunicerande kärl. Medarbetare som inte känner sig respekterade trivs sämre och har högre frånvaro, vilket kostar pengar och utgör ett slöseri. Ett sätt att visa respekt är att det är tydligt för varje medarbetare hur arbetsuppgifterna ska utföras. Om så inte är fallet så finns risk för att slutprodukten inte håller rätt kvalitet, eller att arbetet utförs på ett sätt som förbrukar onödigt mycket resurser och orsakar slöseri.

The Toyota Way av Jeffrey K. Liker betraktas ofta som standardverket inom lean, och beskriver också mycket väl vårt synsätt. Några av de viktigaste framgångsfaktorerna enligt The Toyota Way är följande:

• Vikten av långsiktigt tänkande – Lean är inte bara ett projekt man genomför, eller en quick fix. Beslut måste baseras på långsiktigt tänkande, även då det sker på bekostnad av kortsiktiga ekonomiska mål.
• Efterfrågestyrd output – Låt efterfrågan styra produktionstakten för att undvika överproduktion. Inom produktutveckling kan detta också tolkas som att inte lägga resurser på att utveckla produkter som inte tydligt har efterfrågats.
• Jämna ut arbetsbelastningen (heijunka) – Utforma processen så att alla led är balanserade. Ojämn arbetsbelastning innebär stress, risk för misstag och onödiga väntetider.
• Standardiserade arbetssätt – För att det ska vara möjligt att jobba med ständiga förbättringar, måste det finnas ett standardiserat arbetssätt som tillämpas av alla berörda. Om varje enskild individ jobbar på sitt eget sätt så ger en förbättring mycket liten effekt, jämfört med om samtliga medarbetare skulle använda den förbättrade metoden.
• Använd visuell styrning i realtid – Det här handlar om styrning på många nivåer. Kanbankortet som indikerar att en materialbinge är tom och måste fyllas på. Den dagliga styrningen där dagens utmaningar och gårdagens avvikelser gås igenom för att snabbt lösa problem. Den visuella bokslutsprocessen där varje medarbetare kan se vilka uppgifter som är utförda och vilka som återstår. Projektportföljen där varje aktivitet markeras med viss färg beroende på framdriften.
• Bli en lärande organisation – Att oförtröttligt reflektera och ständigt förbättra och söka grundorsaken till problem driver på lärandet inom organisationen, och är av yttersta vikt för att långsiktigt utvecklas.

Några mer specifika metoder och verktyg som används frekvent inom tillämpning av lean är värdeflödesanalyser, 5S och visualisering.